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文件發(fā)放登記

 

6.5.1.1 受控文件在發(fā)放時每頁加蓋紅色“受控文件”印章和部門分發(fā)號，以標(biāo)示文件為有效版本和分發(fā)的部門。

6.5.1.2 作廢文件應(yīng)馬上銷毀。作廢文件需作為參考資料保存時，由原發(fā)放單位加蓋藍(lán)色“歷史參考”印章標(biāo)示后，建立專門檔案保存，并定期清理銷毀不再需要的歷史參考文件。

6.5.1.3 受控表單原件格式保存于文控中心，由QA部保存?zhèn)浒浮?/span>

6.5.2 文件發(fā)放登記                                                             

a.文件發(fā)放時,文控中心按《文件派發(fā)清單》中規(guī)定之派發(fā)部門和份數(shù)進(jìn)行派發(fā)給各單位.

b. 文件發(fā)放時需登錄《文件發(fā)放/回收登記表》，接收部門文件保管人簽收。

6.5.3 文件接收歸檔

文件接收部門收到文件后，登錄《文件歸檔記錄表》，并按文件的不同類別進(jìn)行編目、歸檔。

6.5.4 文件增、換、補(bǔ)發(fā)

    文件使用部門需增加文件份數(shù)，或原有文件損壞換發(fā)、或丟失補(bǔ)發(fā)時，需填寫《文件補(bǔ)發(fā)申請表》，按如下權(quán)限審批后，由文件發(fā)放部門增、換、補(bǔ)發(fā)。

a. 公司級管理制度、質(zhì)量手冊、程序文件由管理者代表批準(zhǔn)；

b. 其它文件由編制單位主管批準(zhǔn)。

 6.6 文件更改控制

   6.6.1 在執(zhí)行文件時，如發(fā)現(xiàn)文件在實(shí)際運(yùn)作過程中存在問題，且必須修改時，由需求單位向文件編寫部門提出更改申請，經(jīng)文件編寫部門主管批準(zhǔn)后由原編寫部門安排修改。

   6.6.2 文件修改后審核批準(zhǔn)權(quán)限按照 6.1的權(quán)限要求進(jìn)行。

   6.6.3文件修改后重新發(fā)放時按照《文件發(fā)放/回收登記表》遵循以舊換新原則，由文件發(fā)放部門通知舊版文件持有部門，收回舊版本后方可發(fā)放新版本。所有舊版文件應(yīng)予以銷毀。

6.7 文件的作廢控制

文件作廢時由文件的發(fā)放部門根據(jù)《文件發(fā)放/回收登記表》進(jìn)行回收后銷毀，其正